Peran Sekretaris

Assalamu’alaikum wr, wb

Kali ini, saya akan membahas tentang seorang sekertaris di sebuah organisasi/perusahaan. Sekretaris identik dengan pekerjaan yaang dilakukan oleh perempuan, sangat sedikit laki laki yang bekerja sebagai sekretaris bahkan hampir tidak pernah menjumpai seorang sekretaris laki – laki. Mengapa sekretaris identik dengan perempuan? Menurut saya, sekretaris identik dengan perempuan karena untuk menjadi seorang sekretaris harus teliti dan sabar dalam mengerjakan pekerjaannya dalam bekerjapun lebih banyak didalam ruangan. Seorang sekretaris juga dituntut berpenampilan menarik dan profesional . Biasanya seorang laki – laki dalam mengerjakan sesuatu ingin cepet n- cepat selesai tanpa memperhatikan detail – detailnya, dan seorang laki – laki biasanya lebih suka dengan pekerjaan outdoor.

sekretaris

 Berikut beberapa hal yang berkaitan tetnatng sekretaris

A.   Syarat – syarat Sekretaris

1.       Memiliki pengetahuan tetntang administrasi

2.       Mampu berkomunikasi dengan baik

3.       Memiliki kesabaran, ketelitian, dan keuletan yang baik

4.       Memiliki sikap yang baik

5.       Mampu menangani masalah kantor

6.       Memiliki pengalaman yangluas tentan kesekretarisan

7.       Mampu berpenampilan yang baik

B. Ciri - ciri sekretaris :

1.       Bertanggung jawab

2.       Disiplin

3.       Menguasai iptek

4.       Teliti, tekun, ulet, sabar

5.       Beretika baik

6.       Mampu memahami atau mengetahui sifat atasan

C.Fungsi Sekretaris

1.       Fungsi Primer

Fungsi primer dari seorang sekretaris  adalah memberikan pelayanan jasa administratif penunjang kegiatan operasional suatu organisasi maupun perusahaan melalui skill atau keterampilan yang dia miliki seperti pengetikan, pengelolaan surat dan arsip-arsip lainnya, membuat agenda, penanganan telepon, dan lain-lain.

2.       Fungsi Sekunder

Fungsi sekunder dari seorang sekretaris adalah ikut menjamin kelancaran kegiatan suatu organisasi atau perusahaan dan bertanggung  jawab akan aktivitas rutin yang dilakukan di kantor dengan memanfaatkan pengetahuan yang dimiliki seperti ilmu tentang perbankan, hubungan antar manusia, bisnis perusahaan, teknik persiapan rapat, komunikasi, statistik dan keuangan serta ilmu yang lain-lain.

D. tugas sekretaris dilihat dari ruang lingkupnya, yaitu:

1.       Tugas rutin. Tugas ini merupakan macam-macam tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa ada perintah. Tugasnya antara lain: membuka surat-surat, menerima dikte pimpinan, menerima tamu, menerima telepon, menyimpan arsip atau surat, menyusun serta membuat jadwal kegiatan pimpinan dan lain-lain.

2.       Tugas khusus. Tugas ini merupakan sebuah tugas yang diperintahkan secara langsung oleh pimpinan dengan penyelesaian tugasnya secara khusus. Tugas ini diberikan karena terdapat kepercayaan dari seorang pemimpin ke sekretaris. Tugasnya antara lain: menyusun surat-surat rahasia (confidential, mengonsep surat-surat perjanjian kerjasama dengan relasi maupun instansi luar, menyusun acara pertemuan bisnis, mengurus pembelian kado ataupun cindera mata dan lain-lain.

3.       Tugas istimewa. Tugas ini menyangkut keperluan pimpinan, seperti: membetulkan meja dan perlengkapan yang dibutuhkan pimpinan, bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan berbagai informasi kepada relasi, mengingatkan pimpinan membayar iuran maupun asuransi dari suatu badan atau dari suatu instansi, menghadiri berbagai rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan saat rapat, mengadakan pemeriksaan peralatan kantor dan lain-lain.

4.       Tugas Sosial. Tugas ini meliputi: mengurusi rumah tangga kantor atau perusahaan, mengatur berbagai penyelenggaraan resepsi untuk kantor, pimpinan serta pengurusan undangannya dan lain-lain.

5.       Tugas Keuangan. Tugas ini mengurusi masalah keuangan yang dinamakan dengan petty cash (uang cadangan atau kas kecil). Tugas ini antara lain: mengurusi urusan keuangan pimpinan di Bank, membayar rekening-rekening, pajak dan sumbangan dana atas nama pimpinan perusahaan, menyimpan berbagai macam catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan juga penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari dan lain-lain.

6.       Tugas sebagai resepsionis. Tuganya antara lain: menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon, menerima tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, mencatat berbagai janji untuk pimpinan, menyusun acara kerja pimpinan sehari-hari, dan lain-lain.

7.        Tugas incidental. Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan antara lain: menyiapkan laporan, menyiapkan agenda rapat, menyiapkan pidato/pernyataan pimpinan, membuat ikhtisar dari berbagai berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, brosur, majalah dan berbagai macam media lain, yang ada kaitannya dengan kepentingan kantor atau perusahaan dan lain-lain.

8.       Tugas dalam Business Meeting (pertemuan bisnis). Tugas ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.

E.  Peranan Sekretaris

Peran seorang sekretaris salah satunya adalah untuk membantu pimpinan. Seorang sekretaris harus selalu siap apabila diberikan tugaas oleh atasan, sekretaris juga harus selalu siap untuk meringakan beban pimpinan. Sekretaris bisa juga disebut sebagai tangan kanan seorang pimpinan, apabila ada yang ingin bertemu dengan pmpinan mnaka harus melalui sekretaris terlebih dahulu ataupun sebaliknya. seorang sekretaris diharapkan bisa memcahkan suatu kesulitan dan mengatur waktu kesibukan yang terjadi pada pimpinan. selain sebagai tangan kanan pimpinan sekretaris juga yang menentukan keberhasilan suatu perusahaan.