Assalamu’alaikum wr, wb
Kali ini, saya
akan membahas tentang seorang sekertaris di sebuah organisasi/perusahaan.
Sekretaris identik dengan pekerjaan yaang dilakukan oleh perempuan, sangat
sedikit laki laki yang bekerja sebagai sekretaris bahkan hampir tidak pernah
menjumpai seorang sekretaris laki – laki. Mengapa sekretaris identik dengan
perempuan? Menurut saya, sekretaris identik dengan perempuan karena untuk
menjadi seorang sekretaris harus teliti dan sabar dalam mengerjakan
pekerjaannya dalam bekerjapun lebih banyak didalam ruangan. Seorang sekretaris
juga dituntut berpenampilan menarik dan profesional . Biasanya seorang laki –
laki dalam mengerjakan sesuatu ingin cepet n- cepat selesai tanpa memperhatikan
detail – detailnya, dan seorang laki – laki biasanya lebih suka dengan
pekerjaan outdoor.
 |
| sekretaris |
Berikut beberapa hal yang berkaitan tetnatng
sekretaris
A. Syarat
– syarat Sekretaris
1.
Memiliki pengetahuan tetntang administrasi
2.
Mampu berkomunikasi dengan baik
3.
Memiliki kesabaran, ketelitian, dan keuletan yang
baik
4.
Memiliki sikap yang baik
5.
Mampu menangani masalah kantor
6.
Memiliki pengalaman yangluas tentan
kesekretarisan
7.
Mampu berpenampilan yang baik
B. Ciri - ciri sekretaris :
1.
Bertanggung jawab
2.
Disiplin
3.
Menguasai iptek
4.
Teliti, tekun, ulet, sabar
5.
Beretika baik
6.
Mampu memahami atau mengetahui sifat atasan
C.Fungsi
Sekretaris
1.
Fungsi Primer
Fungsi primer
dari seorang sekretaris adalah memberikan pelayanan jasa administratif
penunjang kegiatan operasional suatu organisasi maupun perusahaan
melalui skill atau keterampilan yang dia miliki seperti pengetikan,
pengelolaan surat dan arsip-arsip lainnya, membuat agenda, penanganan telepon,
dan lain-lain.
2.
Fungsi Sekunder
Fungsi sekunder
dari seorang sekretaris adalah ikut menjamin kelancaran kegiatan suatu
organisasi atau perusahaan dan bertanggung jawab akan aktivitas rutin
yang dilakukan di kantor dengan memanfaatkan pengetahuan yang dimiliki seperti
ilmu tentang perbankan, hubungan antar manusia, bisnis perusahaan, teknik
persiapan rapat, komunikasi, statistik dan keuangan serta ilmu yang lain-lain.
D. tugas
sekretaris dilihat dari ruang lingkupnya, yaitu:
1.
Tugas rutin. Tugas ini merupakan
macam-macam tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa ada perintah. Tugasnya
antara lain: membuka surat-surat, menerima dikte pimpinan, menerima tamu,
menerima telepon, menyimpan arsip atau surat, menyusun serta membuat jadwal
kegiatan pimpinan dan lain-lain.
2.
Tugas khusus. Tugas ini merupakan sebuah
tugas yang diperintahkan secara langsung oleh pimpinan dengan penyelesaian
tugasnya secara khusus. Tugas ini diberikan karena terdapat kepercayaan dari
seorang pemimpin ke sekretaris. Tugasnya antara lain: menyusun surat-surat
rahasia (confidential, mengonsep surat-surat perjanjian kerjasama dengan relasi
maupun instansi luar, menyusun acara pertemuan bisnis, mengurus pembelian kado
ataupun cindera mata dan lain-lain.
3.
Tugas istimewa. Tugas ini menyangkut
keperluan pimpinan, seperti: membetulkan meja dan perlengkapan yang dibutuhkan
pimpinan, bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan berbagai informasi
kepada relasi, mengingatkan pimpinan membayar iuran maupun asuransi dari suatu
badan atau dari suatu instansi, menghadiri berbagai rapat dinas, sebagai
pendamping pimpinan saat rapat, mengadakan pemeriksaan peralatan kantor dan
lain-lain.
4.
Tugas Sosial. Tugas ini meliputi: mengurusi
rumah tangga kantor atau perusahaan, mengatur berbagai penyelenggaraan resepsi
untuk kantor, pimpinan serta pengurusan undangannya dan lain-lain.
5.
Tugas Keuangan. Tugas ini mengurusi masalah
keuangan yang dinamakan dengan petty cash (uang cadangan atau kas
kecil). Tugas ini antara lain: mengurusi urusan keuangan pimpinan di Bank,
membayar rekening-rekening, pajak dan sumbangan dana atas nama pimpinan
perusahaan, menyimpan berbagai macam catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan
dan juga penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari dan lain-lain.
6.
Tugas sebagai resepsionis. Tuganya antara
lain: menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon,
menerima tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, mencatat berbagai janji
untuk pimpinan, menyusun acara kerja pimpinan sehari-hari, dan lain-lain.
7.
Tugas
incidental. Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan
antara lain: menyiapkan laporan, menyiapkan agenda rapat, menyiapkan
pidato/pernyataan pimpinan, membuat ikhtisar dari berbagai berita dan karangan
yang termuat dalam surat kabar, brosur, majalah dan berbagai macam media lain,
yang ada kaitannya dengan kepentingan kantor atau perusahaan dan lain-lain.
8.
Tugas dalam Business
Meeting (pertemuan bisnis). Tugas ini terjadi ketika dua orang atau
lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali
kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup
berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan
tersebut.
E. Peranan
Sekretaris
Peran
seorang sekretaris salah satunya adalah untuk membantu pimpinan. Seorang
sekretaris harus selalu siap apabila diberikan tugaas oleh atasan, sekretaris
juga harus selalu siap untuk meringakan beban pimpinan. Sekretaris bisa juga
disebut sebagai tangan kanan seorang pimpinan, apabila ada yang ingin bertemu
dengan pmpinan mnaka harus melalui sekretaris terlebih dahulu ataupun
sebaliknya. seorang sekretaris diharapkan bisa memcahkan suatu kesulitan dan
mengatur waktu kesibukan yang terjadi pada pimpinan. selain sebagai tangan
kanan pimpinan sekretaris juga yang menentukan keberhasilan suatu perusahaan.
